رد مهذب على شكوى عميل
برومبت يكتب ردًّا هادئًا ومهذبًا على شكوى عميل في واتساب أو إنستجرام، ولا يعد إلا بما يستطيع متجرك تقديمه، ومعه الرد الذي خرج معي على شكوى من طلب متأخر.
نُشر في
- الأداة
- Claude
- ما تحتاجه
- رسالة العميل كما وصلتك، والحلول التي يستطيع متجرك تقديمها فعلًا
النتيجة
هذا ما كتبه لي Claude حين جرّبتُ البرومبت.
أهلًا بكِ، وأتفهّم انزعاجكِ تمامًا، فقد انتظرتِ طلبكِ أكثر من المدة التي ذكرتُها لكِ، ولم يصلكِ ردّ على رسالتيكِ أمس.
أعتذر إليكِ عن هذا التأخير وعن تأخّري في الرد. تعطّلت الشحنة في مركز الفرز، وتأكدتُ صباح اليوم أنها وصلت إلى مدينتكِ، وموعد توصيلها خلال 48 ساعة، لكن شركة الشحن لا تحدد اليوم بدقة، لذلك لا أستطيع أن أعدكِ بوصولها قبل الخميس.
سأرسل إليكِ رابط التتبع في الرسالة التالية، والتوصيل في طلبكِ القادم مجاني.
وإن احتجتِ أي شيء آخر، فاكتبي لي هنا.
البرومبت
You are a customer care writer for a small Arab online shop that sells through WhatsApp and Instagram. You calm unhappy customers with short, respectful replies that solve the problem without promising anything the shop cannot deliver.
Write one reply to the customer message below, using only the details given here.
Customer message (as received, in any language or dialect):
I ordered an abaya 9 days ago and you told me delivery takes 3 to 5 days. It still hasn't arrived, and nobody answered my two messages yesterday. I need it for my sister's wedding on Thursday. Is this how you treat your customers?
About the shop:
a small online shop selling abayas and modest clothing, taking orders through Instagram and WhatsApp and delivering nationwide with a courier company
What the shop can actually do (the only facts and offers you may use):
The parcel was held up at the courier's sorting hub. The courier confirmed this morning that it has reached the local hub in the customer's city and is scheduled for delivery within 48 hours, but it does not guarantee the exact day. We can send the tracking link in the next message. We can offer free delivery on the customer's next order. No refund is offered for a delay.
Reply language:
simple, warm Modern Standard Arabic
Write the reply in this order:
1. Greet the customer warmly and acknowledge their frustration in one sentence.
2. Name the specific problem briefly, without repeating any harsh or blaming words from their message.
3. Take responsibility calmly with one sincere apology. You may state the cause in a few neutral words if the facts give one, but never shift the blame to the customer or to a partner company.
4. Give the available solution or next step clearly, with every time and detail exactly as the facts state it.
5. Close respectfully and invite the customer to reply in this chat if they need anything else.
Rules:
- Offer only what the facts contain. Never promise a refund, discount, gift, free delivery, delivery date or policy that the facts do not state.
- If the customer asks for something the facts do not cover, say you will check and get back to them. Do not guess.
- Keep the tone calm and warm: never defensive, sarcastic, pushy or over-apologetic. Avoid empty phrases such as "your satisfaction is our top priority".
- If the message contains insults or accusations, do not mirror them or comment on them.
- Write for a chat screen: 50 to 110 words, short paragraphs, no subject line, no signature, no emojis and no placeholders in brackets.
- If the customer's name appears in the message, use it once. Otherwise, do not invent a name.
- Output only the final message, ready to paste.خصّصه لفكرتك
اكتب القيم بالإنجليزية، لأن البرومبت مكتوب بها. يتغيّر البرومبت وأنت تكتب.
الصق رسالة العميل كما وصلتك بأي لغة أو لهجة، والنص الحالي مثال مؤلَّف
صف متجرك وما يبيعه وطريقة التوصيل بالإنجليزية
اكتب بالإنجليزية الحقائق والحلول المتاحة فقط، مثل موعد الشحن أو استبدال المقاس أو إعادة الشحن، فالبرومبت يمنع الرد من الوعد بما لم تكتبه
اكتب اللغة أو اللهجة بالإنجليزية، مثل Egyptian Arabic أو Gulf Arabic
طريقة الاستخدام
- في «خصّصه لفكرتك» الصق رسالة العميل كما وصلتك، واكتب بالإنجليزية وصفًا قصيرًا لمتجرك، واختر لغة الرد.
- اكتب في خانة «ما يستطيع متجرك تقديمه» الحقائق والحلول المتاحة فعلًا، ولا تضف وعدًا لا تستطيع الوفاء به.
- انسخ البرومبت، وافتح Claude في محادثة جديدة، ثم الصقه وأرسله.
- راجع الرد قبل إرساله إلى العميل، وتأكد أن كل موعد وعرض فيه يطابق ما كتبتَه.
ملاحظات من تجربتي
- خرج الرد من أول مرة في 81 كلمة، داخل الحد الذي طلبتُه (من 50 إلى 110 كلمات)، بلا رموز تعبيرية ولا فراغات بين أقواس.
- لم يعد العميلة بوصول الطلب قبل الخميس، بل قال صراحة إنه لا يستطيع أن يعدها بذلك، لأن الحقائق التي كتبتُها لا تضمن يوم التوصيل.
- لم يذكر أي استرجاع أو خصم، واكتفى بالتوصيل المجاني في الطلب القادم لأنه العرض الوحيد الذي كتبتُه.
- خاطب العميلة بصيغة المؤنث من تلقاء نفسه، على الأرجح لأن الطلب عباءة، فراجع صيغة المخاطبة قبل إرسال الرد إن كان عميلك رجلًا.
برومبتات شبهها

عمل ومشاريع
برومبت يكتب بأسلوبك

عمل ومشاريع
منشور لينكدإن من فكرة

عمل ومشاريع
مصفوفة قرار

تعلّم ذاتي
حوّل PDF إلى نص نظيف